🤙 いきなり問い合わせた場合は、相手の都合もあるので「お忙しいところ恐縮ですが」などと気遣いながら伝えます。
14」 お力になれず申し訳ございませんが、私では判りかねます ・「私どもではそのようなことはできません。
」などと伝えます。
🙌 ここでは、それぞれの電話の種類と、注意すべき対応のポイントをお伝えします。 受話器を押さえて「〇〇さんにお電話です」などと言うのは相手につつぬけになり、マナー違反です。
13電話の受け方で大事なのは姿勢と準備！ いくら丁寧な言葉遣いであっても、滑舌が悪かったり、声のトーンが暗かったら、相手への印象が変わります。
気をつけたいのは、「担当の者は、ただ今外出しております」という曖昧な答え方。
🤛 1-2 メモを取り、復唱することを忘れずに どうしても業務に慣れていない人が電話を取る際は、落ち着きがなく情報の確認作業を怠ってしまうことがあり、予約の人数や時間を間違って承ってしまうことがあります。 ここでは、社会人の常識でもある正しい電話対応のマナーをご紹介します。 掲載されている内容は、実話ベースのお話しです。
緊急度が高い場合は、早急な対応が必要です。
2-1 予約 電話対応で最も多いのがお客さんからの予約の電話です。
🤚 「すいません」だと敬意が含まれないので、「申し訳ございません」という言葉を使います。 電話対応でよく使う敬語 電話対応では、必ず使われる敬語がいくつかあります。
1そのため、簡単な内容でも自分の仕事に戻った途端に忘れてしまう可能性があります。
3．文章ではなく、箇条書きで要点がわかるようにする ダラダラとして文章は、大切な要点を見落とす可能性もあります。
☝ あくまでも相手の気持ちに立った言葉選びをしましょう。
「感動のサービス」と言えば、大げさに聞こえるかもしれません。
腹式呼吸をして大きな声で元気よく出てください。
⚑ メモと筆記用具は常に置いておく お客様や取引先からの電話には、伝言や要望、クレームなどがあります。 伝言内容は「伝言を復唱させていただきます」と伝えてから、必ず復唱します。
電話を受けるとき 電話の受け方のポイントはこちらです。
また担当者が不在の際、担当者の外出先や電話番号等は個人情報にあたるため、無断で教えてはいけません。
👐 相手の聞き間違いも減り、トラブルを回避できます。 人は、経験の少ないことをしなければならないときは緊張し、「できればやりたくない」と感じます。
この文言を掲載していた理由は、事務局スタッフが職場で「あいさつと電話応対マナー」に関する書籍のページをコピーしたものを何度も復唱する社員研修を受けており、その時に用いた書籍のコピーに掲載されていた例文が、この文章だったからです。 担当者の内線番号を押して呼び出します。
センシティブなクレームという問題であるからこそ、電話を受けてからワンクッション置くことが大切です。
👎 「そもそもクレームと何か」を読者に問いかけ、さらにはクレーム電話の捉え方について心も持ち方を変えさせてくれます。 電話を受けた者の名前（自分） メモは話すスピードで書かなければいけませんので、相手方の名字はカタカナでもOKです。 」電話中の場合には「申し訳ございません。
2大袈裟にする必要は決してありませんが、気を付けていないと自分でもビックリするくらい暗く感じの悪い話し方をしていることがあるからです。
その時は、まず落ち着いて話を聞きましょう。
🤘 もしも3コール以上待たせしてしまったのなら、「大変お待たせいたしました。
171-3 ３コール以内での対応 電話が鳴ってから対応するまでは ３コール以内が基本です。
相手の名前や用件を聞き取れず、聞き直したら、相手が怒って電話を切られてしまった。